В современном мире к бизнесу предъявляется множество требований, а конкуренция очень ожесточена. Развивать свое дело в подобных условиях сложно, и своевременное отслеживание показателей играет решающую роль в успехе любого предприятия. Будь то малый стартап или международная корпорация, умение анализировать и интерпретировать данные — ключевой навык, который поможет принимать правильные решения и эффективно управлять бизнесом.
Один из способов быстро и наглядно отслеживать ситуацию внутри компании и принимать решение об оптимизации бизнес-процессов — система ?СВЕТОФОР?. О ней сегодня и поговорим.
Что такое «СВЕТОФОР»
«СВЕТОФОР» — это инструмент регулярного менеджмента. Он позволяет выявлять отклонения в работе компании и устранять их максимально оперативно. Также он позволяет оценивать любого сотрудника и любой показатель, влияющий на качество ведения бизнеса.
Особенности системы «СВЕТОФОР»:
- при правильной настройке работает в режиме реального времени с минимальным отставанием. Вы получаете информацию о результатах не в конце месяца, а в конце дня;
- позволяет наглядно определить, соответствует ли результат ожиданиям и плану;
- требует от руководителя ежедневного контроля и быстрой реакции.
Регулярное отслеживание показателей сотрудников или отдела с помощью системы поможет сразу же видеть отклонения и вносить коррективы в работу бизнеса.
На базе чего работает система «СВЕТОФОР»
В любом бизнесе существует два типа показателей: опережающие и запаздывающие. Оба типа очень важны для его роста. Из названия понятно, что повлиять можно только на опережающие показатели, но вот в чем загвоздка: мы обычно отслеживаем запаздывающие.
Запаздывающие показатели отражают результаты уже произошедших событий. Это показатели выручки, количества продаж, расходов на рекламу. Какой руководитель в конце месяца не получает информацию о том, сколько было продано товара и получено дохода?! Ирония в том, что, контролируя эти показатели, мы не можем эффективно развивать бизнес, потому что получаем данные за прошлый месяц и внести изменения можем только в будущем. А информацию о том, были ли эти изменения эффективны, получим только через месяц.
В отличие от запаздывающих показателей, опережающие можно напрямую корректировать. Поэтому я называю их ключевыми факторами бизнеса. Опережающие показатели не только поддаются исправлению, но и помогают спрогнозировать будущий результат и в реальном времени влиять на запаздывающие показатели.
Опережающие показатели — это:
- количество посещений сайта;
- количество полученных с лендинга заявок;
- количество счетов, выставленных потенциальным клиентам.
Если вы постоянно отслеживаете количество заявок и количество продаж, то с помощью нехитрой математики сможете прогнозировать, сколько продаж будет с десяти, ста, тысячи заявок. Видя, что заявок для выполнения плана недостаточно, вы можете предпринять что-то сейчас: заказать рекламу, запустить новый продукт, предложить скидку или проработать базу постоянных клиентов, чтобы получить повторный заказ.
Как работает система «СВЕТОФОР»
Суть методики в том, чтобы отслеживать опережающие показатели в реальном времени. Это может быть оценка работы любого сотрудника или общие результаты отдела. Наиболее важные показатели эффективности бизнеса определяются заранее, для них ставятся цели. Например, вы хотите сделать 100 продаж продукта и статистика говорит вам, что для этого необходимо получить 400 заявок, то есть необходимо получать около 13 заявок в день. Для такого количества заявок необходимо обеспечить определенное количество посетителей лендинга (разное для разных ниш) и так далее.
С помощью такого анализа вы можете получить цели, в которых будет определено, сколько посетителей должно посетить лендинг в день, сколько заявок необходимо иметь, какое их количество должен обрабатывать менеджер и т. д. У каждой цели определяется минимальный порог и максимальный порог. Он прописывается в процентах. Например, для успешного закрытия месяца можно выполнить 90%, а для средних результатов — 80-85%. Все это заносится в таблицу.
В таблице должны быть:
- Все показатели эффективности бизнеса, которые также называются метриками.
- План (цели), которые поставлены бизнесом.
- Фактический результат на сегодняшний день.
- Информация об ответственных сотрудниках.
- Разделение по временным отрезкам, чтобы можно было заполнять таблицу каждый день, а не раз в месяц.
- Результаты на сегодняшний день.
Далее устанавливается цветовая маркировка. Если выполняется 90% и выше от плана, ячейка с данными светится зеленым. Если результат средний — 80-85%, ячейка светится желтым. Если результат ниже, она красная. В итоге, открыв таблицу, руководитель видит, на какие показатели нужно срочно обратить внимание и с кем из сотрудников необходимо провести беседу.
Важно! Если вы видите, что кто-то из работников стабильно не выполняет показатели, проблема может быть не в плохой работе, а в перегруженности. Попробуйте передать ответственность за один или несколько показателей другим людям.
В чем преимущества системы «СВЕТОФОР» — резюмируем
Главное преимущество системы «СВЕТОФОР» в том, что она позволяет видеть ситуацию на текущий момент, а не отчет за прошлый месяц. Вы открываете таблицу и видите, что прямо сейчас менеджер не успевает обработать все заявки, или что их на сегодняшний день слишком мало. И с этим можно работать.
Второе достоинство системы в том, что она помогает сфокусироваться на главном. Вы видите, где бизнес-процесс «проседает» и где требуются нововведения. Это дает возможность не тратить силы на улучшение того, что работает.
Естественно, что любой инструмент требует правильного внедрения. Вам нужно понимать цели бизнеса, знать ключевые показатели и составить план достижения цели. Кроме того, важно правильно делегировать задачи — тем людям, которые способны с ними справиться. Все это требует времени и определенных усилий, но подход определенно окупается. Доказано на практике!
