В последних статьях моего блога я говорил о том, как ставить цели и их достигать. Напомню, что сначала цель расписывается по технологии SMART. Далее идет декомпозиция, позволяющая «съесть слона по кусочкам». Далее — собственно выполнение цели. В сегодняшней статье я расскажу, как сделать так, чтобы цель не осталась просто проектом.
Жизненный цикл большинства целей
Как большинство работает с целями? Поставили, сделали все подготовительные процедуры, разделили на этапы… и отложили. Потом приближается дедлайн, и человек начинает стараться сделать как можно больше, чтобы успеть. Чаще всего попытка уложиться в определенный срок проваливается, сроки отодвигаются, чтобы цель снова оказалась в долгом ящике.
Почему так происходит? Проблема в том, что для постоянного движения к цели нужно постоянно держать ее в фокусе внимания. Иначе вы будете раз за разом переносить сроки или откладывать реализацию проекта вовсе, обращаясь к более перспективным целям, которые, впрочем, тоже не достигнете.
Что делать? Выводить цель из долгосрочных планов с помощью простого инструмента. Он называется Action plan. Поговорим о нем подробнее.
Что такое Action plan
Action plan, или «План действий», — это документ, который определяет конкретные шаги и мероприятия, необходимые для достижения определенной цели или решения определенной проблемы. Он включает в себя описание целей, задач, сроков, ответственных лиц и ресурсов, необходимых для выполнения плана.
Action plan помогает структурировать процесс достижения цели, разбивая его на конкретные шаги. Это позволяет улучшить организацию и координацию действий, а также обеспечить прозрачность и разделение ответственности в рамках движения к цели.
В бизнесе, образовании, проектном управлении Action plan используется для достижения различных целей, таких как улучшение производительности, разработка нового продукта, решение проблемы или развитие навыков персонала. Он может быть представлен в виде таблицы, графика, списка задач или других форматов, в зависимости от предпочтений и потребностей конкретной ситуации.
Action plan от Цыхманова
Выше дано суховатое определение Action plan и его особенностей. Оно понятное, но как его применить в реальном планировании — не очень ясно. Не волнуйтесь, все просто. Не понадобится даже никаких специализированных программ, подойдет обычный Excel, Google Таблицы или даже Notion. Если предпочитаете обычный блокнот и шариковую ручку, можно использовать. Главное, чтобы вы могли составить таблицу и она всегда была под рукой.
Совет! Выбирайте офлайн-решения, если работать с Action plan будете только вы, и таблицы в облаке, если планируете поручить заполнение части столбцов подчиненным.
В таблице Action plan должны быть следующие столбцы:
- Задача. В этом столбце формулируется задача. Большую часть задач вы должны были составить при декомпозиции цели. Перепишите их и далее работайте с каждой отдельно.
- Влияние на показатель. Решение каждой задачи изменяет какой-то важный для бизнеса показатель, например, повышает конверсию. Если решение задачи ни на что не влияет, убедитесь, на самом ли деле вам необходимо ей заниматься.
- План мероприятий. Под план можно выделить несколько столбцов, чтобы все было наглядно: по столбцу на этап. Для каждого этапа желательно указать сроки реализации, если они известны.
- Ответственный за задачу. Здесь может прописываться и ответственный за задачу в целом (например, генеральный директор, без подписи которого не будет принято наиболее важное решение), и отдельные исполнители. Если кто-то отвечает только за реализацию одного этапа плана, ответственного можно записать в ячейку с описанием этапа.
- Дата начала. Когда задача будет взята в работу.
- Дата окончания. Когда планируется решить задачу.
- Статуc. Она может ждать выполнения, быть в работе, выполнена или отменена. Некоторым удобнее ставить статус первым столбиком.
- Результат. В этом столбце указывается, какие действия были предприняты (например, наняли нового работника) и к чему они привели (работник улучшил показатели отдела в 3 раза).
- Приемка. В ячейке отмечается, кто и когда принял задачу. Как правило, это делает ответственный за задачу.
Action plan нужно заполнять каждый день, отслеживая ситуацию по задачам. Если задач немного, все равно открывайте документ и смотрите, что сделано и что нужно сделать в ближайшее время. Это поможет определить верный вектор движения. Также рекомендуем регулярно встречаться с ответственными лицами по задачам, обсуждать их, формулировать новые, корректировать цели.
При активном использовании Action plan поможет сделать достижение целей более осознанным действием. Вы сможете сосредоточиться на том, что на самом деле важно, и на том, что дает буст вашему бизнесу, а не на рутине.
